第一章 总则
第一条 为加强和规范学院学生档案工作，提高学生档案管理制度化、科学化水平，充分发挥学生档案在学生教育与管理服务工作中的作用，根据《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和中共中央组织部、国家档案局出台的《干部档案工作条例》的有关规定，结合我院学生档案工作实际，制定本管理办法。
第二条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是国家、用人单位选拔录用人才的重要参考依据。
第三条 学生档案管理工作是高校档案工作的重要组成部分。我院学生档案实行集中统一管理，以确保学生档案的完整、准确、系统、安全。
第二章 机构与管理职责
第四条 学生处下设“学生档案室”，负责统筹全院学生档案工作。各系学工秘书为系部学生档案工作负责人，辅导员为学生档案管理员，对接学生档案室，具体负责本系学生档案管理工作。
第五条 学生档案室工作职责：
（一）接收、鉴别和整理学生档案材料。
（二）办理学生档案的查阅、借阅。
（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生档案材料。
（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作。
（五）制定和完善学生档案管理规章制度。
（六）办理其它有关学生档案管理事项。
第六条 系部学生档案负责人和学生档案管理员职责：
（一）收集、整理系部新生档案并移交至学生档案管理室。
（二）负责办理毕业学生档案材料的整理和转递。
（三）做好学生档案的安全、保密工作。
（四）负责系部学生新增档案材料的收集、整理，并移交学生档案室。
第三章 学生档案归档范围
第七条 归档的学生档案，必须真实、全面地反映学生的成长过程及其有关情况，对相关部门及学生个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。
第八条 学生档案的归档范围：
（一）高考档案：高中毕业生登记表、高中学籍材料、高考报考材料、体检表、党团组织关系等。
（二）鉴定、考核、考察材料。
（三）毕业材料：高等学校毕业生登记表、体格检查表、学生成绩单及毕业生就业报到通知书。
（四）加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料。
（五）奖励材料（学生在校期间因表现突出获得的校级及校级以上奖励材料）。
（六）处分材料（包括各类处分决定或免于、撤消处分的意见）。
（七）服兵役期间形成的档案材料。
（八）学籍异动材料（休学、复学、退学、转学、参军等）。
（九）有工作经历的个人人事档案材料。
第四章 学生档案管理工作流程
第九条 学生档案管理分在校学生档案和非在校学生档案，在校学生档案保管期限为新生入学至毕业离校，非在校学生档案保管期限为永久。
第十条 新生档案，由各系辅导员老师统一接收、汇总、整理后按系、专业、班级、学号登记造册，加盖所在单位印章，在新生入学2个月内，移交学生档案管理室。档案交接时，交接双方经办人经核对无误后履行签字手续，双方各执一份存档备查，新生档案作在校学生档案保管。
第十一条 各系及学院相关职能部门要做好学生在校期间形成的档案材料的收集整理工作，在材料形成的学期末，移交档案管理室。
第十二条 学生档案管理人员要将收集的材料，认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚，并经审查后才能归档。不属于规定归档的材料，可视情况分别处理，凡不应归档的退还形成材料的单位处理。一般不得用复印件代替原件存档。
第十三条 学生档案材料，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
第十四条 学生档案信息记载要准确、规范。学生及学校在填写各种表格及相关档案材料时，学生姓名书写要准确，不能用同音字、曾用名书写，个人不能随意改名。要求身份证、毕业证、毕业生就业报到通知书、学籍卡的姓名应一致，各种表格上的姓名、出生年月应一致。反映声像特征的照片要求是近照。
第十五条 学生学籍发生变更或休学、参军入伍学生的档案作非在校学生档案妥善保存。复学后，由相关系部辅导员老师以书面形式及时通知档案管理室将其档案按所在班级重新归入移交到在校生档案。
第十六条 退学学生档案，退学学生在办理好退学手续后，可凭退学通知书到学生档案管理室领取本人学生档案，未及时领取，作非在校学生档案保管。
第十七条 学生如受刑事处分或劳动教养，期间其档案由档案室保管，刑满释放、解除劳教或重新就业的，档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管，如刑满释放、解除劳教或重新就业后本人未及时办理档案转接，作非在校学生档案保管。
第十八条 学生出国不归、失踪或其他未经学校同意离校，其档案由档案室作非在校学生档案保管。
第十九条 在校毕业生离校的学生档案，原则上不在学院保管，如因特殊情况本人要求其学生档案保留在学校的，由本人提交申请，学院就业指导中心核实（加盖印章），学生处领导签字同意，按非在校学生档案保管。
第五章 在校生档案的查（借）阅流程
第二十条 因工作需要查阅学生档案，须遵守下列规定：
（一）各系和各相关部门如因工作需要查阅学生档案，应经所在单位负责人批准，填写“广东松山职业技术学院学生档案提取审批表”，并写明提档查阅内容、加盖部门公章后，方可查阅。其他人员未经批准，不得查、借阅学生档案。
（二）外单位查阅本校学生档案，要凭查档介绍信，并出具有关身份证明，说明查询内容及目的，经学院相关部门或学生处处长批准后，方可查阅。
（三）学生档案一般不外借，必须外借时，须提交书面申请，说明理由，并填写“广东松山职业技术学院学生档案提取审批表”，注明查阅事由和归还期限（不超过一周，因特殊情况需继续使用，应办理续借手续），并经所在系学生工作负责人及学生处领导签字批准后，方可借出，归还后，在“广东松山职业技术学院学生档案提取审批表”备注栏内注明归还日期和签名。
（四）学生个人不能查阅自己的全部档案材料。
（五）查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学院有关规定及国家相关档案管理法律、法规处理。
第六章 毕业生档案材料转递流程
第二十一条 严格执行学生档案转递制度，避免发生档案丢失情况，学生档案原则上不得由学生本人自带。转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真整理装订，不得扣留材料。
第二十二条 应届毕业学生档案，在毕业生报到证开出一个星期内，由各系负责应届毕业生工作辅导员老师与学生档案管理员办理好毕业生档案交接手续，到学生档案管理室领取所在系部毕业生档案，按照毕业档案整理要求整理后，转交学校就业指导中心寄送到毕业生生源地或就业单位所在地的县级以上人力资源和社会保障局，或寄送到就业报到证上具有档案接收或管理权利的就业部门（或单位）。
第二十三条 专插本学生，如果录取学校要求学生提前调档，由录取学校出具调档函，档案室将现有档案材料（包括高中档案、党团组织材料等）先提供给录取学校，其它大学期间的档案（毕业生登记表、成绩单等）按毕业生档案流转程序统一转出。
第二十四条 在校生退学，按照学校学生管理制度办好退学手续，凭学生处开具的退学通知书，由学生本人凭身份证领取自行保管或交由当地有关的人事部门保管，如委托他人代领取，需退学学生出具档案领取委托书，代领人填写好“广东松山职业技术学院学生档案提取申请表”，由退学学生所在系部辅导老师签字证明，代领人出示身份证方可提取。
第二十五条 在校生转学须持本人身份证、经相关部门加盖公章及负责人签字后的高等学校学生转学申请（确认）表，并填写“广东松山职业技术学院学生档案提取审批表”后方可提档。
第二十六条 在校保管的非在校学生档案，必须由具有档案接收或管理权利的就业部门（或单位）开具调档函才能发出，如本人领取或委托他人代领，必须持单位调档函（注明理由）和领取人身份证方可领取。
第七章 学生档案的保管与保护
第二十七条 根据档案安全保密和便于查找的原则，对学生档案进行严密、科学地保管。
（一）学生档案室配有防盗设施，用金属档案柜存放学生档案，有防火、防潮、防高温、防盗、防鼠等安全设施，并定期检查。
（二）建立学生档案登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。
第二十八条 有下列行为之一的，学院应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：
（一）玩忽职守，造成学生档案损坏、丢失或者擅自销毁学生档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、复印学生档案的；
（三）涂改、伪造学生档案的；
（四）出卖、赠送、交换学生档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档的；
（六）其他违反国家档案法律法规的行为。
第八章 附则
第二十九条 本办法由广东松山职业技术学院学生处负责解释。
第三十条 本办法自发布之日起实施。
